Что умеет мини-АТС

Наверное, уже не осталось людей не знакомых со столь распространённым устройством, скажите Вы. Разумеется это так, ну, почти так. За два года работы менеджером в нашей фирме мне пришлось столкнуться с разными клиентами. Как правило, всё начинается с проблемы с телефоном в офисе. Проблемы бывают разные. Кто-то любит позвонить по межгороду и пообщаться с родственниками и знакомыми за счёт фирмы, или в момент важного разговора кто-то снимает трубку на параллельном телефоне, возможно, кому-то не хватает телефонного номера. Что сюда прибавить? Приходилось ли Вам слышать стук кулаком в стену и зычный голос коллеги: "Примите факс!"? Тоже своего рода неудобство. Признаюсь, русский человек существо весьма терпеливое и вечно занятое. Вот и получается, что общение с моим клиентом начинается частенько с вопроса "А зачем нам-то это надо?", продолжается в стиле "Ну, правильно, давно надо было, порядок навести!", и заканчивается "Так, а теперь чего ещё можно с этим сделать?". Если Вы не страдаете навязчивой идеей потратить деньги на устройство офисной связи и поразить масштабом капиталовложений коллег и партнёров, то тогда будет важно, вкратце понять, что же реально делает мини-АТС и в чём будет отличие после её приобретения. Откроем практически любую инструкцию по эксплуатации и посмотрим, что же там наобещали и чем пользоваться будем. Во-первых, "коробочка" (она же мини-АТС). Обычно скромных размеров, чем-то кому-то напоминает системный блок компьютера, вешается на стену либо становится на пол. В зависимости от увеличения количества подключаемых абонентов увеличиваются и габариты. Во-вторых, системный телефон. Ну, здесь, честно говоря, дело сложней. Дизайн у каждого производителя свой, тут уж дело вкуса, но учесть надо следующее. Системный телефон - это, грубо говоря, клавиатура, а начинка находиться в мини-АТС. Поэтому, он никогда не будет работать без АТС, включать его в обычную, домашнюю розетку бесполезное дело, поверьте. На первый взгляд похож на обычный телефон, но это скорее дань устоявшимся стереотипам. Работать с этим устройством можно и даже, чего здесь таить, приятно. Варианты аппаратов с ж/к дисплеем, клавишами прямого вызова с индикацией и консолями достаются высокому начальству и секретарю, иногда, правда, что-то перепадает и рядовым сотрудникам. За знакомой формой системного скрываются вызывающие уважение способности. Классическое наборное поле и встроенный спикерфон - общие атрибуты для всех моделей. Вы так же обнаружите знакомые клавиши REDIAL (повтор набора), MUTE (отключение микрофона), HOLD (удержание разговора на линии, что удобно для ответа на другой звонок), FLASH (сброс). Остановимся ненадолго на приятной неожиданности. Представьте, что Вы на рабочем месте, первый день с мини-АТС и на Вашем столе красуется новенькая модель системного телефона. Первый звонок и Вы снимаете трубку, начинаете разговаривать. В этот момент кто-то так же, пожелав с Вами пообщаться, звонит по другому номеру. Системный телефон сообщает Вам о втором звонке лёгким подзвоном и вот сейчас можно попробовать HOLD. Просите обождать пару секунд собеседника и никуда не уходить, нажимаете клавишу на аппарате и отвечаете на второй звонок. Переговорили, нажали кнопочку и продолжаете отложенную беседу. Человек, который Вас ждал, слушал либо незатейливую, немного игрушечную, мелодию, воспроизводимую мини-АТС, либо то, что вы к ней подключили (МР3-плеер, радио, запись с магнитофона голоса вашего администратора с просьбой никуда не отлучаться.) Согласитесь удобно держать в руке одну телефонную трубку одного аппарата, вместо двух-трёх с которыми ёще надо уметь жонглировать. Далее каждый производитель приготовил в модельном разнообразии соответствующие отличия. Остановимся пока на LG&Panasonic, как наиболее популярных, имеющих много общего с другими производителями. Например, модель LG GK-36E обеспечивает пользователя функциональными клавишами CALLBK и SPEED. Если нажать клавишу CALLBK когда добавочный номер занят, то система будет сигнализировать на другом аппарате миганием такой же клавиши. Интересная штука, и действительно, если на другом аппарате спустя какое-то время снять трубочку и нажать мигающую клавишу CALLBK, то мини-АТС тут же найдёт телефон, с которого Вы пытались дозвониться, и пошлёт вызывной сигнал. SPEED - тоже весьма оперативная и интересная штуковина. С помощью этой клавиши можно записывать в память мини-АТС до 100 номеров и потом по необходимости извлекать. Ну, а чтобы на память не сильно полагаться в телефоне есть аккуратная выдвижная рамочка с нарисованной табличкой Number/Name. У Panasonic подобный сервис скрывается за клавишами MESSAGE и AUTO DIAL соответственно. Теперь перейдём, наконец, к тем клавишам и функциям, которые и стали столь популярными в народе атрибутами мини-АТС. Без сомнения смысл, заложенный в них, экономит не только время, но и деньги за счёт реального повышения оперативности работы. Приятной новостью для обладателей системных телефонов стали мягкие кнопки с двухцветной индикацией. За каждой такой клавишей запрограммирован либо добавочный номер, либо городская линия, либо скоростной набор номера из памяти мини-АТС. Согласитесь удобно видеть, занят ли нужный Вам номер (городская линия). С помощью клавиш TRANSFER и CONF, можно переадресовать звонок на другой добавочный номер или организовать мини-конференцию и обсуждать вопрос втроём. Это уже позволяет спокойно пользоваться одним общим факсом, установленном где-то на столе секретаря или в соседнем отделе, а также провести мгновенно небольшую "оперативку" по возникшему вопросу. Ну, и заканчивая, краткий обзор патентованного телефона, скажем о том, что с помощью клавиши dnd/forwarding можно отключать звонки на время совещания либо передавать их другому номеру. Мне приходилось иногда встречать руководителей, пользующихся этой функцией и получающих звонки на домашний или мобильный телефон, этакий вариант присутствия в офисе лёжа где-то дома на диване или прогуливаясь по улице. Скажем ещё лишь, то, что все производители позаботились, чтобы системные телефоны подходили только к АТС их же производства и были запатентованы. Самое время теперь снять крышку с мини-АТС и заглянуть в "железо". Архитектура телефонной офисной станции почти всегда весьма похожа вне зависимости от производителя. Начнём с гибридных и аналоговых систем. Основой считается базовый блок. В нём уже имеются порты для подключения входящих городских линий (номеров) и добавочных внутренних телефонов. Обязательно есть порт для подключения системного телефона, причём порты могут быть как чисто системными, так и универсальными, и только для подключения обычных телефонных аппаратов. В специфику подключения телефонной проводки вдаваться не будем, скажем, только, что лучше доверять это опытному персоналу, избегать дешёвых вариантов провода со скрутками и прибитыми к плинтусам гвоздями, но с великого горя конечно можно и так. Кросс, как правило, в АТС встроен, но в некоторых гибридных и конечно цифровых придётся прибавлять отдельный бокс с плинтами и соединительным кабелем. Далее хорошо различимы слоты для подключения плат расширения. Количество этих слотов одна из важнейших характеристик мини-АТС. Сами понимаете, выбирать надо столько сколько нужно. Выбрали меньше - не хватило внутренних номеров, больше - система стала стоить дороже. Как быть? Лично я всегда считаю по следующей формуле. Количество системных телефонных аппаратов + количество консолей + количество обычных телефонов + количество факсов + количество модемов = число внутренних портов (добавочных внутренних номеров). Обязательно необходимо посчитать, сколько будет входящих линий = числу портов входящих линий. В описаниях АТС есть соответствующие характеристики, теперь можно смело выбирать. Да, обратите внимание, что если Вы планируете через год увеличить количество сотрудников, прикупить в перспективе компьютеры, а может и радиотелефоны, факсы, то разумно предусмотреть возможность расширения. Впрочем, я не настаиваю. Многие покупают "впритык" и ничего, живут нормально. Согласитесь, через пять лет, кто знает, каковы будут телекоммуникационные технологии при современном темпе развития? Вернёмся к "железу". В мини-АТС, при внимательном осмотре, Вы сможете наверняка обнаружить разъём для подключения внешнего музыкального источника, разъём RS232 для подключения к компьютеру. Если с музыкальным источником вопросов, как правило, не возникает, то вот по компьютеру бывали. В качестве отдельных приложений к системе продаются два программных продукта - программатор и тарификатор. Программатор штучка интересная, но хороша для любителей постоянных перемен. Как показывает практика, пригласить к себе специалиста дешевле, чем приобретать платную программу. Тарификатор вопреки всем рекламным ожиданиям, хорош, наверное, для гостиничного бизнеса. В обычной ситуации Soft будет иметь смысл либо если этого действительно требует специфика работы организации, либо если система достаточно большая (св.50 абонентов) и программирование с системного телефона становиться делом весьма долгим и неудобным. Следует учитывать, что на обычных аналоговых линиях точность тарификации оставляет желать лучшего, да и АОН работать не будет. Стоит коснуться отдельно плат для дополнительного сервиса. Вызывает удивление то, что известные производители, заявив о функциональных возможностях своих мини-АТС, позабыли их доработать до нормального состояния, а иногда и вовсе их просто нет как, например, в станциях Samsung. В станции Panasonic KXTD 1232 плата голосовых сообщений работает только на два канала, так вот, если Вы захотите, чтобы человек позвонивший в организацию слышал что-то типа "Здравствуйте, наберите добавочный номер или дождитесь ответа администратора", то учтите, что двое одновременно позвонивших услышат, а с третьего по двенадцатый уже нет. Практика показывает, что использование этих устройств сокращает количество звонков в организацию примерно на 5-10%. Системы голосовой почты интересны, но у того же Panasonic фразы "Для входа в меню нажмите ноль. Для отдела продаж нажмите 1 и т.д." автоматически блокируют программы распределения звонков в организации в случае отсутствия оператора на месте. У LG аналоговых станций серии GHX 46/616, математика платы голосовых сообщений VAU тоже грустная. Ну, что делать, не любит наш человек в меню заходить, на кнопки нажимать долго, автоответчиков народ боится. Поделюсь секретом с теми кто не знает, что даже многоканальный уплотнитель на четыре номера не гарантирует получения всех звонков отделом продаж. Лучшим вариантом будет договориться с оператором связи и установить переадресацию "в случае занятости". Был реальный пример, когда подобная организация приёма звонков увеличивала количество полученных заказов в два раза! Впрочем, счастливым обладателям цифрового потока и соответственно цифровой УАТС это не столь актуально. Некоторые системы позволяют дополнить мини-АТС системой стандарта DECT. О преимуществах этого оборудования написано уже достаточно много. Пожалуй, Вам понравится иметь полный сервис программ и на радиотелефонах. Единственное здесь главное не переборщить с "радиофикацией". Количество одновременных разговоров в DECT системах встраиваемых в мини-АТС ограниченно и довольно часто можно обойтись несколькими обычными радиотелефонами. Приятно то, что незаконно "подсесть" на такую радиосвязь уже проблематично. Из устройств, подключаемых к мини-АТС можно выделить домофон и небольшой мощности выход на внешний пейджер (не путайте с пейджинговой связью). Домофон к АТС подключают редко, т.к. обычно за процессом входа наблюдает охранник или назначенный сотрудник. Устанавливают домофоны с видеокамерой транслирующей видеосигнал на мониторы с отпирающим устройством возле рабочих мест. Пейджером тоже пользуются редко, а станции позволяют делать оповещение через уже установленные системные телефоны. На этом с начинкой недорогой аналоговой мини-АТС можно закончить, и настала пора обратиться к другим системам. "В будущем будет два типа компаний - быстрые и мёртвые…", глава Northern Telecom Давид Вайс. Возможно, проникнувшись подобным тезисом, многие стали обращаться к опыту западных компаний и искать преимущества во внедрении современных технологий. Итак, мы подошли к вопросу о цифровых АТС и об особенностях сервиса современных операторов. Особенностью данных систем является возможность работы с цифровым потоком и более широкие возможности управления. То, что называется Е1 и предлагается многими операторами связи гарантирует Вам 30-ть одновременных разговоров. А сколько можно получить номеров на этот поток? Цифровая АТС позволяет подключать к потоку гораздо большее количество пользователей, распределять долю пользователя так, чтобы получить вариант многоканального номера с гибким управлением входящими вызовами. Проще говоря, шанс потерять входящий вызов становится практически равным нулю, а это согласитесь деньги и иногда не малые. Что можно получить с цифровой мини-АТС? Реальная тарификация времени разговора, внутренняя корпоративная сеть связи филиалов в различных регионах, более быстрое соединение. Конечно, иметь в собственности такое оборудование гораздо желательнее, чем полагаться на "подарки" операторов. Зачастую в трафике и абонентской плате за телефон закладываются гораздо более крупные суммы, чем реальная стоимость поставляемого оборудования. Вот конкретный пример подобного рода предложений. Вам "бесплатно" поставляют АТС, затем предлагают заплатить за установку номерной ёмкости 250-300у.е. (это, кстати, иногда дороже стоимости АТС вместе с монтажными работами), затем добавляется абонентская плата за городские разговоры равная тарифам городской телефонной сети, затем сверху 25-30 у.е. абонентская плата оператору с каждого установленного телефонного номера и ещё трафик за междугородние разговоры по ценам ниже тарифов городской телефонной сети. Конечно, отдав на откуп полностью собственную службу связи можно получить приличный сервис, но платить, придётся за каждое "телодвижение" и очень прилично платить. Многие организации предпочитают приобретать оборудование отдельно от аренды потока. С чем это связано? Всё просто - больше прав на администрирование системой и реальная экономия. Приведу пример. В офисе в коридоре работает LDK 300 и нет проблем запрограммировать систему так, чтобы получить ещё один городской многоканальный номер. Кто знает, сколько бы пришлось доплачивать оператору за подобный сервис в виде абонентской платы? Да, мы все хорошо понимаем, что бесплатный сыр в мышеловке, однако как часто покупаемся…? Вернёмся теперь к тому, что реально возможно получить, используя мини-АТС и поговорим об особенностях программного обеспечения. Как правило организация начинает знакомство с современной телекоммуникационной станцией начиная с минимальной цены и минимальных функциональных возможностях. Небольшие мини-станции - это уже элементарное управление входящими и исходящими звонками, что позволяет создать более организованную структуру персонала, а так же предоставляет ряд сервисных возможностей руководителю и сотрудникам. В любом небольшом офисе мини-АТС позволяет создавать следующие функциональные схемы: Входящие звонки принимает секретарь, а затем направляет звонок либо на факс, либо переадресует руководителю или сотрудникам. В отсутствии секретаря входящие звонки распределяет программа мини-АТС, задавая при этом необходимую последовательность звонков раздающихся на аппаратах.Мини- АТС корректно подходит к варианту параллельных телефонов, что исключает случайные вторжения в разговор. Как показал практический опыт сотрудники, нуждающиеся в городском телефонном номере, проводят по нему переговоры с некоторыми промежутками, а если учесть то, что одновременно два-три человека подходят к аппарату в разное время, есть возможность экономить на подключении городских номеров. Вот пример из реальной жизни: в организации использовались 6 телефонных номеров для 4-х отделов и руководства с общим количеством сотрудников - 14 человек. Отдел снабжения и сбыта был ограничен в возможности сделать звонок по телефонам опубликованным в рекламе до монтажа АТС. После ввода мини - АТС сотрудникам этого отдела был разрешён доступ к использованию городских номеров технологической группы, специалиста по кадрам и инженера по оборудованию. Телефонных аппаратов может быть достаточно много, но каждому абоненту может быть разрешён или запрещён выход как в городскую сеть так и в междугородную в соответствии с назначаемой программой. Недостатком параллельного включения можно считать следующий пример: Необходимо куда-то позвонить, но стоит поднять трубку, как тут же слышен голос коллеги и так через 5 минут и через 10….. Мини - АТС позволит использовать функцию ожидания освободившейся линии. Для этого достаточно набрать условный код и станция сама позвонит абоненту, а после снятия трубки на телефоне автоматически предоставит освободившуюся городскую линию. Встроенный таймер - это автоматическое управление запрограммированными комбинациями распределения звонков в разное время суток. Вот ещё один пример: сотрудники закончили работу, но кое-кто всегда задерживается на всякий случай, а за звонком приходиться бегать чуть ли не на другой этаж. АТС ровно в установленное время передаст звонки тому, кто остаётся последним или приходит первым. Без сомнения коллективы из молодёжи охотнее и быстрее осваивают возможности программируемых систем связи, но и для более консервативных сотрудников всё также весьма доступно. Ну, вот, пожалуй, я и рассказал Вам вкратце о мини-АТС, используя примеры, взятые из собственной практической работы. Надеюсь, это поможет Вам принять решение и представлять, как много действительно работающего можно обнаружить в мини-АТС. Позвольте пригласить Вас к деловому сотрудничеству, результат которого, безусловно, положительно оценят Ваши коллеги и партнёры. С уважением, руководитель проекта ATS-PORT, Разумный В.В. 8-925-802-69-87